Řízení projektů není pro každého. I ty menší úkoly někdy představují velkou výzvu – a projektový manažer nikdy dopředu neví, jakým problémům bude muset čelit. Na druhou stranu však existuje mnoho strategií, které pomáhají zefektivnit workflow a dosáhnout vytyčených cílů. My se s vámi podělíme rovnou o čtyři praktické „hacky“, díky nimž budete při práci mnohem produktivnější.
1. Vyberte si vhodný nástroj
Moderní technologie nabízí širokou škálu nástrojů pro řízení projektů a bylo by pošetilé je ignorovat. Tyto nástroje slouží jako centrální úložiště všech informací souvisejících s projektem, usnadňují týmovou spolupráci, automatizují opakující se úkoly a poskytují přehled o pokroku formou vizualizace dat.
Mezi oblíbené nástroje patří například Trello, Asana, Microsoft Project či JIRA. Každý z nich nabízí jedinečné funkce, takže je důležité zvolit ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vašeho projektu a týmu. Pokud však potřebujete software pro řízení projektů a současně CRM systém, doporučujeme český eWay-CRM.
2. Vždy jasně určete cíle a úkoly
Jasně definované cíle a úkoly jsou základním kamenem každého úspěšného projektu. Pomáhají sjednotit tým a udržet členy soustředěné na konečný cíl. Zároveň slouží jako měřítko úspěchu a motivují k dosažení cílů.
3. Stanovte si priority úkolů
Ne všechny úkoly mají stejný význam. Při stanovování priorit zohledněte naléhavost (tzn. jak rychle je nutné úkol splnit), důležitost (jak velký dopad má úkol na celkový cíl projektu), míru závislosti (zda je úkol závislý na dokončení jiného úkolu) a potřebné úsilí (kolik času a zdrojů bude úkol vyžadovat).
4. Sledujte průběh a buďte flexibilní
Průběžné sledování pokroku projektu vám umožní včas identifikovat případné odchylky od plánu, přijímat informovaná rozhodnutí a reagovat na neočekávané události. Využívejte k tomu data v reálném čase – získáte díky nim přehled o aktuálním stavu projektu. A můžete také zvážit implementaci agilní metodiky, která klade důraz na flexibilitu a iterativní přístup.
Samozřejmostí by pak měla být otevřená komunikace s klientem a ostatními členy týmu, jakožto i schopnost a rychlé úpravy plánu, když si to situace vyžádá.
