Na začátku podnikání bývá svépomoc skoro samozřejmá. Vystavujete faktury, upravujete web, píšete nabídky, řešíte reklamu a možná si večer ještě vyrábíte grafiku na sociální sítě. Nějakou dobu to funguje. Pak ale přijde chvíle, kdy vlastní šikovnost začne být spíš překážkou než úsporou.
Největší problém nebývá to, že něco neumíte
Spoustu věcí se dnes dokážete naučit sami. Na internetu nebo pomocí AI získáte návod téměř na cokoli a mnoho nástrojů vzniklo právě proto, aby je zvládl i laik. Otázka proto často nezní, zda danou práci dokážete udělat, ale co kvůli ní nestihnete udělat jiného.
Dvě hodiny strávené opravou webu totiž nejsou jen dvě hodiny práce zdarma. Mohou to být také dvě hodiny, během kterých jste nezavolali novému klientovi, nedokončili nabídku nebo nevyřešili zakázku, která už nějakou dobu čeká.
Varovné signály bývají docela konkrétní:
- administrativu pravidelně doháníte večer nebo o víkendu,
- drobné technické problémy vám blokují práci na několik hodin,
- úkol, který odborník zvládne za hodinu, řešíte půl dne,
- důležité věci odkládáte, protože „na ně teď není čas“.
Nejde tedy jen o cenu externisty. Počítat musíte i cenu vlastního rozptýlení.
Některé činnosti se vyplatí pustit z ruky dřív než jiné
Delegovat nemusíte podle toho, co vás nebaví. To by byl příjemný bonus, ale pro firmu existují lepší kritéria. Vhodným kandidátem na předání je především práce, která se opakuje, vyžaduje odbornost nebo v ní může chyba stát nepříjemně mnoho peněz.
Typickým příkladem je účetnictví, právní dokumentace nebo technická správa webu. Samozřejmě si můžete leccos nastudovat. Jenže u těchto činností často nerozhoduje, zda něco provedete přibližně správně. Důležitý bývá detail, který laik ani netuší, že má hledat.
První na řadu proto mohou přijít například:
- činnosti s vysokým rizikem chyby,
- úkoly, které se opakují každý týden nebo měsíc,
- práce vyžadující nástroj či znalost, kterou jinak téměř nevyužijete,
- úkoly, které dlouhodobě tvoří úzké hrdlo vašeho provozu.
Naopak činnost, při které získáváte důležité informace přímo od zákazníků, nemusí být vhodné delegovat příliš rychle. Některé části podnikání je dobré znát z první ruky.
Nečekejte, až budete mít práce nad hlavu
Podnikatel začne hledat pomoc až ve chvíli, kdy už nic nestíhá. Jenže právě tehdy nemá čas člověka vybrat, vysvětlit mu práci ani zkontrolovat výsledky. Nakonec vezme prvního dostupného dodavatele a místo úlevy získá další starost.
Mnohem praktičtější je sledovat kapacitu předem. Pokud například víte, že vám určitá agenda bere pravidelně pět hodin týdně a objem práce roste, nemusíte čekat, až z ní bude hodin deset. Můžete začít hledat řešení ve chvíli, kdy máte ještě prostor několik kandidátů porovnat.
Pomoci může jednoduchý test. Po dobu dvou týdnů si zapisujte činnosti, u kterých vás napadne některá z těchto vět:
- „Už zase řeším tohle.“
- „Tady vůbec nevím, jestli to dělám správně.“
- „Kvůli tomuhle stojí důležitější práce.“
- „Kdyby to někdo převzal, vůbec by mi to nechybělo.“
Na konci možná zjistíte, že problém nepředstavuje jeden velký úkol, ale deset drobností, které vám neustále rozbíjejí pracovní den.
Odborníka si nejdřív otestujte na malém zadání
Delegování nemusí začít dlouhodobou smlouvou ani velkým projektem. U řady služeb dává větší smysl zadat menší, jasně ohraničenou práci a sledovat nejen výsledek, ale i samotnou spolupráci.
Důležité je například to, zda dodavatel dodržuje termín, ptá se na podstatné věci a upozorní vás na problém, který jste sami přehlédli. Právě poslední bod často ukazuje rozdíl mezi člověkem, kterému pouze předáváte úkoly, a odborníkem, který firmě opravdu pomáhá.
Po prvním zadání si zkuste odpovědět na tři otázky:
- Ušetřila mi spolupráce skutečně čas?
- Je výsledek lepší, než jaký bych vytvořil sám?
- Mohl jsem se během té doby věnovat něčemu hodnotnějšímu?
Pokud třikrát odpovíte ano, máte poměrně dobrý důvod spolupráci rozšířit.
Náklady na delegování mají smysl jen tehdy, když firma ví proč
Najmout několik externistů jen proto, že „už je čas delegovat“, nedává příliš smysl. Každá nová služba vytváří další pravidelný nebo jednorázový náklad a současně vyžaduje určitou koordinaci. I delegování má svoji režii.
Vyplatí se proto u každého většího výdaje určit, co má přinést. Nemusí jít vždy o okamžitý růst tržeb. Účetní může snížit riziko chyb, technik omezit výpadky e-shopu a virtuální asistentka vám může vrátit několik hodin týdně. Přínos však musí být konkrétní, jinak těžko poznáte, zda službu opravdu potřebujete.
U větší investice do profesionalizace provozu může podnikatel řešit i způsob financování. Někdy přichází v úvahu vlastní rezerva, jindy například úvěr pro podnikatele. V takovém případě má smysl financovat hlavně krok, u kterého dokážete poměrně přesně popsat očekávaný přínos a následné náklady bezpečně unést. Půjčené peníze samy o sobě špatně nastavený provoz neopraví.
Dobré delegování neznamená ztratit přehled
Předat práci někomu jinému neznamená ztratit přehled o tom, co se ve firmě děje. Naopak. Čím víc činností přebírají externisté nebo zaměstnanci, tím důležitější jsou jasná pravidla, přístupy a jednoduchá dokumentace.
Nemusíte kvůli tomu psát třicetistránkové manuály. Často stačí krátký postup, seznam přístupů uložený bezpečným způsobem a informace o tom, kdo řeší kterou oblast. Když spolupráce skončí, firma by měla fungovat dál bez několikadenního pátrání, kde vlastně co je.
Svépomoc má v podnikání své místo a v začátcích může ušetřit značné peníze. Neměla by se ale stát zásadou, kterou držíte za každou cenu. Firma se většinou neposune ve chvíli, kdy se její majitel naučí zvládat ještě jeden program nebo další administrativní úkol. Posune se tehdy, když dokáže rozpoznat, které věci potřebují právě jeho a které už může bez obav přenechat někomu, kdo je umí lépe.
